Contagem de Inventário no Linx POS Manager

Linx POS Manager

O processo de inventário em um ambiente que utiliza o Linx POS Manager deve prever a contagem dos itens do estoque da loja e o envio do seu pacote à retaguarda para que seja processado o ajuste do estoque.

Após processado o ajuste na retaguarda, o pacote com o saldo em estoque atualizado é reenviado à loja.

A contagem física realizada na loja pode ser realizada de duas formas:

Digitação manual e com leitor de código de barras;
Captação de arquivo externo.

Pré-requisitos

Todas os pacotes e movimentações das filiais que estiverem pendentes, com data anterior ao início da contagem, devem ser importados pela retaguarda antes de iniciar o inventário.

Não será possível realizar o ajuste com pacotes pendentes. Realizado o ajuste, o sistema irá bloquear todas as movimentações anteriores à data de início da contagem, portanto, impedindo o recebimento de pacotes e outras movimentações.

Exemplo:

Não será possível importar o movimento do dia 10/12, se o estoque está com data de início de contagem  12/12.

Liberação / confirmação dos trânsitos pendentes nas filiais.

Como o sistema bloqueará qualquer movimentação do estoque anterior à data de início da contagem, é fundamental a eliminação dos trânsitos pendentes.

Preparo geral – válido para todos os tipos de contagem

hmtoggle_plus1Início da Contagem

A contagem sempre deve ser realizada no início do dia, pois o sistema irá gerar um histórico com o saldo do estoque do dia anterior e efetuará o ajuste tendo esse saldo como base. As movimentações realizadas no dia serão adicionadas à contagem.

 

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A data de início de contagem é de suma importância para a veracidade do resultado do ajuste da contagem.

É por meio dela, que o sistema irá verificar o saldo do estoque na data anterior ao início da contagem e o importará para a contagem. Se houver movimentações posteriores ao início da contagem, estas serão lançadas sobre o resultado do ajuste, por isso deve ser dada a maior atenção à data de início de contagem. Esta será a data considerada como ajuste no banco de dados e nas consultas de extrato de movimentação de produtos.

Exemplo:

No final do dia 22/12, o produto “A” possuía 10 peças no estoque lógico (registrado no sistema). No dia 23/12, ao realizar a contagem do inventário, foi constatado que existiam somente 8 peças. Durante o dia, ocorreu uma venda de 3 peças, com a contagem ainda não ajustada.

Desta forma, ao realizar o ajuste, o sistema irá considerar o histórico gerado: corrigirá o estoque com as 8 peças contadas e abaterá as movimentações realizadas após a data de início de contagem; logo, o saldo será 5 peças (8 - 3), pois a data de referência para o ajuste será o dia de início de contagem.

Portanto, toda contagem deve ser feita no início do dia, antes de realizar qualquer movimentação. Se houver movimentação, o sistema irá gerar o histórico e tratar as movimentações de forma semelhante ao exemplo citado.

 

contabil_inventario

Como cadastrar um inventário no Linx POS Manager

1.Clique na opção linposmanager_botao_inventario.

Será solicitado o operador e senha.

linxpos_seguranca

2.Informe e confirme.

A tela de inventário da loja será exibida. O processo de contagem física da loja inicia-se por essa tela, na qual pode-se realizar o inventário manual, por leitor de código de barras e por coletor de dados.

linxposmanager_tela_inventario

Neste exemplo de operação, será utilizada a contagem parcial.

3.Clique no ícone Novo e preencha os campos da área superior da tela conforme a orientação a seguir:

Inventário/ Descrição

Informe o código e a descrição para identificação da contagem. Esse código deve ser único (nome + filial).

Dica:

Certifique-se que não exista nenhuma contagem com o mesmo nome para a filial que está sendo inventariada, consultando os registros de inventários existentes. Caso a identificação da contagem já tenha sido utilizada, o sistema não permitirá a sua gravação.

Também não deve ser realizado mais de um inventário por dia para a mesma loja, pois o sistema não permite ajustar o estoque de mais de um código de inventário no mesmo dia.

Portanto, ao invés de separar a contagem em vários códigos, devemos separar em setores.

Exemplo:

No dia 23/12/08, foram realizados os inventários 00001, 00002, 00003 para a filial Ibirapuera.

Estes inventários foram separados com o intuito de gravar aos poucos a contagem ou de separá-los por partes da loja. Neste caso, o sistema não poderá atualizar o estoque da loja corretamente e nem ajustar na retaguarda, pois não pode existir mais de uma contagem por dia na mesma loja.

Responsável

Nome do responsável pelo inventário.

Emissão

Informe a data de emissão do inventário, lembrando que deve sempre ser no início do dia para não se ter problemas com as movimentações.

Quando a contagem é realizada à noite, após o fechamento da loja, informe, como data de emissão, o dia seguinte.

Este inventário contempla todos os produtos

Quando marcado, indica que o inventário é completo, ou seja, todos os produtos da loja estão sendo contados (inventário geral); caso contrário, entende-se que a contagem é parcial ou de apenas alguns produtos (inventário rotativo).

Assim, ao ajustar o estoque, se o inventário foi completo acertará todos os produtos, zerando aqueles que não foram contados. Sendo inventário parcial, só ajustará os produtos que fazem parte da contagem, não alterando o estoque dos outros produtos.

Esta caixa de verificação (checkbox), além de informar à retaguarda se o inventário foi total ou parcial, também é importante para quem deseja atualizar o estoque na própria loja.

Exemplo:

A referência “A” não foi contada no inventário por não haver nenhuma peça na loja, mas na consulta de estoque apresenta 5 peças. Ao marcar “Todos os Produtos” e realizar o ajuste, o estoque desta referência será ajustado para 0. Se  não estiver marcado, o ajuste afetará apenas o que consta no inventário, deixando assim o estoque desta referência  com as mesmas 5 peças, tanto no ajuste da loja quanto no ajuste da retaguarda.

Este inventário é válido e está finalizado

Esta opção só deverá ser marcada quando o inventário estiver realmente concluído. O inventário só irá para a retaguarda, via Linx DataSync, quando estiver “Válido e Finalizado”. Uma vez finalizado, não será mais possível fazer qualquer alteração nem mesmo a exclusão do inventário.

Não marque a opção Válido e Finalizado até certificar-se que o inventário está realmente concluído. Com isso, será possível continuar gravando partes da contagem sem precisar incluir um novo registro / código de inventário.

hmtoggle_plus1Barra de Ferramentas

Utilize a barra de ferramentas para:

F3

Pesquisar os registros de acordo com os filtros informados. Caso nenhum filtro seja informado, todos os registros serão pesquisados.

F5

Incluir um inventário novo.

F4

Gravar os registros incluídos e alterados.

F2

Alterar o registro pesquisado.

F9

Imprimir o inventário.

F8

Cancelar as operações.

F7

Limpar os filtros definidos, os registros pesquisados, e cancelar a operação em caso de inclusão ou alteração.

hmtoggle_plus1Página Produtos por Setor

Esta coluna é de uso opcional, e deve ser utilizada quando a contagem for separada em áreas. Algumas empresas dividem o estoque inventariado em setores. Este recurso agiliza na localização de problemas quando existem muitos itens inventariados, pois pode-se realizar a recontagem somente nas áreas com divergências, evitando que todo o estoque seja revisto.

Um setor pode ser considerado como uma área, período ou fase do inventário que está em andamento.

Clique na pasta "Produtos por Setor" e preencha os campos conforme orientação a seguir:

Setor

Caso queira trabalhar com setor, digite uma identificação para ele com até 4 dígitos. Caso não trabalhe com setor, deixe esse campo com o valor IND (padrão do sistema) para que o sistema não grave a contagem em setores, mantendo o inventário em um único registro.

Exemplo:

Área

Pode-se chamar de setor 0001, a prateleira que fica ao lado direito da loja e de setor 0002, o estoque que fica no fundo da loja.

Período ou Fase

Também pode ser considerado como setor, um período ou fase de contagem (antes ou depois do almoço).

Grupo/subgrupo ou Tipo de Produto

Pode-se chamar de setor, um grupo/subgrupo ou tipo de produto (calça, camisas, bermudas, etc.)

Dica:

No caso de inventário com coletor de dados cujo arquivo externo possua a estrutura com localidade, não é necessário preencher este campo, pois o arquivo importará esta informação (veja mais detalhes no tópico Página Importação).

Código de Barras

(para uso do leitor de códigos de barras)

Quando a contagem for realizada por meio de um leitor de códigos de barras, posicionado neste campo, deve-se acionar o leitor ou digitar o código de barras do produto.

Qtde

Informe a quantidade que está sendo lida no código de barras  / produto,  cor informado. Caso não seja informado, o sistema sempre considerará como 1 peça por código de barra / produto, cor e tamanho lido.

Acumula itens iguais

Marque esta caixa de verificação para totalizar os itens inventariados de um mesmo produto.

Para contagem manual, sem uso de leitor de código de barras, clique no botão + para incluir os itens de produtos inventariados e as quantidades contadas.
O campo Item selecionado na grade apresenta a descrição e a cor do produto que está sendo inventariado no setor indicado.
Nas linhas da Grid de produtos, pode-se lançar ou alterar os itens manualmente, por meio dos botões F6 ou + e F10 ou X no setor indicado.
No campo Produto, clique com o botão direito e selecione o produto.
No campo Cor, clique com o botão direito e selecione a cor; em seguida, informe a quantidade contada por grade.
hmtoggle_plus1Página Totais por Produtos do Inventário

Nesta página podem ser visualizados os produtos e a totalização das quantidades inventariadas.

manager_inv_002

hmtoggle_plus1Página Importação

Quando o inventário é realizado por um aparelho coletor de dados, será gerado um arquivo TXT com os dados da contagem.

Clique na página Importação para importar o arquivo texto com itens da contagem ou apenas o código de barras dos produtos para serem digitadas as quantidades do inventário.

manager_inv_004

 

Na área Tipos de Arquivo para Importação, seleciona-se o padrão do código de barras a ser importado.

Clique no botão manager_inv_005 para localizar o arquivo a ser importado.
Clique no botão Ler arquivo para importar seus dados.

O Sistema irá realizar a leitura do arquivo indicado e caso ocorra algum erro na leitura, arquivo será importado e o erro mostrado na página Log de Erros do Coletor.

 

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Por segurança, será melhor cancelar a operação de inclusão / alteração do inventário, corrigir o arquivo e importá-lo novamente.

Veja, a seguir, exemplos de arquivos e os seus tipos:

 

Código de Barras, Quantidade

* separação dos dados por vírgulas

20010146, 30

Código de Barras; Quantidade

* separação dos dados por ponto e vírgula

20010146; 58

Código de Barras+Quantidade

* não há separação dos dados

* a quantidade sempre terá 4 dígitos

200101460001

200101460100

Código de Barras

*somente o código de barras

20010146

Local+Código de Barras+Qtde

* Sem separação. Local com 4 dígitos e Qtde com 5 dígitos

00012001014600001

00022001014603000

hmtoggle_plus1Página Observações

Observações

Disponível para digitação de comentários referentes ao inventário.

Erros de Captação

Apresenta os logs de erro de captação de arquivo TXT de contagem.